Quán trà sữa nhượng quyền lấy nguyên liệu ở đâu? Phần lớn chuỗi bài bản, trong đó có Phúc Tea, cấp nguyên liệu trà sữa cốt lõi (trà nền, các loại bột, cà phê, một số topping và bao bì mang thương hiệu) qua một chuỗi cung ứng chung của hệ thống. Lý do rất đơn giản: cùng một nguồn hàng thì quán ở Cần Thơ hay ở Bình Dương mới pha ra cùng một vị, và khi có lô hàng lỗi thì truy được tới gốc.
Nghe thì giống một điều khoản "bắt buộc mua hàng" trong hợp đồng. Nhưng nếu nhìn từ phía người đứng quầy mỗi ngày, chuỗi cung ứng chung là thứ giúp chủ quán bớt một nỗi lo lớn: tự đi tìm, tự thử, tự chịu rủi ro từng lô nguyên liệu. Bài này kể lại cách hệ thống hơn 170 cửa hàng của Phúc Tea tại 3 quốc gia đang làm: nguyên liệu nào đi qua hệ thống, quán đặt hàng ra sao, nhận hàng kiểm gì, và vì sao cách làm này lại có lợi cho chính đối tác.
Nguyên Liệu Quán Trà Sữa Gồm Những Nhóm Nào?
Một quán trà sữa dù nhỏ cũng dùng tới vài chục mã hàng. Có thể gom thành năm nhóm:
| Nhóm | Ví dụ | Quyết định điều gì |
|---|---|---|
| 🍃 Trà nền | Trà đen, trà xanh lài, trà oolong | Hương và hậu vị của gần như mọi ly |
| 🥛 Bột và sữa | Bột sữa, bột kem, bột cacao | Độ béo, độ sánh, màu ly |
| ☕ Cà phê | Cà phê rang xay | Vị đắng, độ thơm của dòng cà phê |
| 🧋 Topping | Trân châu, thạch, trái cây ngâm | Cảm giác nhai, sự khác biệt của món |
| 🥤 Bao bì | Ly, màng ép, ống hút, túi, xô 1 lít | Trải nghiệm cầm ly và nhận diện thương hiệu |
Trong năm nhóm này, trà nền và bột là "xương sống" của vị. Chỉ cần đổi sang một loại trà đen khác, ly trà sữa đã khác màu, khác mùi. Khách quen uống ở quán này rồi ghé quán khác cùng thương hiệu sẽ nhận ra ngay. Đó là lý do các chuỗi giữ chặt nhóm trà nền và bột, còn nhóm trái cây tươi, đá viên thì tuỳ cách tổ chức của từng hệ thống.
💡 Mẹo cho người mới: khi tìm hiểu một thương hiệu nhượng quyền, hãy hỏi thẳng "những mã nào bắt buộc lấy từ hệ thống, những mã nào quán được tự mua". Câu trả lời rõ ràng là dấu hiệu tốt.
Vì Sao Quán Nhượng Quyền Phải Dùng Chuỗi Cung Ứng Chung?
Pháp luật Việt Nam không có một điều khoản riêng bắt quán nhượng quyền mua nguyên liệu của thương hiệu. Theo Nghị định 35/2006/NĐ-CP, bên nhận quyền kinh doanh theo hệ thống do bên nhượng quyền quy định; việc nguyên liệu nào phải lấy từ đâu được ghi trong hợp đồng của từng thương hiệu. Vậy vì sao gần như chuỗi nào làm nghiêm túc cũng chọn cách này? Có bốn lý do thực tế.
Một Vị Cho Mọi Quán
Công thức chuẩn chỉ có ý nghĩa khi nguyên liệu đầu vào giống nhau. Phúc Tea đào tạo mọi đội quán theo cùng một định lượng trong 5-10 ngày đào tạo vận hành (tuỳ mô hình). Nếu mỗi quán tự mua trà ở một mối khác, định lượng chuẩn đó sẽ cho ra những ly khác nhau, và công đào tạo coi như bỏ.
Truy Được Nguồn Gốc Khi Có Sự Cố
Thị trường nguyên liệu trà sữa từng nhiều lần có tin cơ quan chức năng thu giữ nguyên liệu không rõ nguồn gốc. Một quán lẻ mua trôi nổi rất khó chứng minh lô hàng của mình đến từ đâu. Khi hàng đi qua một kho chung, mỗi lô có phiếu xuất, có ngày nhận, có hồ sơ sản phẩm do hệ thống cung cấp. Lỡ có vấn đề, cả hệ thống biết lô nào, quán nào để xử lý cùng lúc.
Giá Ổn Định Hơn Mua Lẻ
Một quán tự đi mua thì mua số lượng nhỏ, giá cao và mỗi đợt một khác. Gom nhu cầu của cả hệ thống lại thì đàm phán được giá tốt hơn, và giá bán cho khách mới giữ được ở mức 24.000 - 27.000đ tuỳ cửa hàng. Phần này được kể kỹ hơn trong bài trà sữa ngon giá rẻ.
Chủ Quán Bớt Một Việc Khó
Tìm nhà cung cấp, thử mẫu, so giá, kiểm giấy tờ an toàn thực phẩm là cả một nghề. Với người mới mở quán lần đầu, việc này dễ ngốn nhiều tuần và nhiều lần trả học phí. Chuỗi cung ứng chung cho phép chủ quán dồn sức vào việc bán hàng và chăm khách.
Chuỗi Cung Ứng Của Phúc Tea Vận Hành Ra Sao?
Tại Phúc Tea, đội Chuỗi cung ứng là một trong 4 đội hỗ trợ đối tác (cùng Marketing, Chăm sóc khách hàng và Vận hành). Quy trình nội bộ chia việc thành hai "trạm", mỗi bên giữ đúng phần của mình:
| Trạm hệ thống (đội Chuỗi cung ứng) | Trạm tiền tuyến (cửa hàng, đối tác) |
|---|---|
| Tiếp nhận, kiểm soát và xác nhận đơn | Lập kế hoạch tồn kho |
| Chuẩn bị hàng, xuất phiếu giao | Thanh toán đúng quy định |
| Cung cấp hồ sơ sản phẩm | Kiểm tra hàng khi nhận |
| Hỗ trợ xử lý sự cố, quản lý công nợ | Báo sự cố kịp thời |
Hai mục tiêu của đội Chuỗi cung ứng được ghi ngay đầu quy trình: nguyên vật liệu luôn đảm bảo chất lượng, và sự cố được xử lý nhanh.
Tám Bước Từ Lúc Quán Đặt Tới Lúc Hàng Về
- Quét tồn kho: quán đếm lượng nguyên liệu đang có.
- Lập danh sách: ghi những món cần đặt thêm.
- Lên đơn trên phần mềm đặt hàng của hệ thống, chụp lại đơn gửi cho kho.
- Thanh toán đúng số tiền trên đơn.
- Gửi hoá đơn thanh toán cho kho.
- Kho xác nhận đã nhận đơn.
- Kho soạn hàng và xuất phiếu giao.
- Hàng lên đường tới quán.
Theo quy trình hiện hành, hàng tới các quán miền Nam mất khoảng 5-7 ngày làm việc, miền Trung và miền Bắc khoảng 7-10 ngày làm việc, tính từ ngày kho xác nhận đơn, không tính thứ Bảy, Chủ nhật, và có thể lâu hơn dịp lễ Tết. Vì vậy việc của quán là giữ một mức tồn an toàn: đủ dùng trong thời gian chờ hàng, cộng thêm phần dự phòng cho cuối tuần và mùa lễ.
Nhận Hàng Và Giữ Kho Thế Nào Cho Đúng?
Hàng về tới quán mới đi được nửa đường. Nửa còn lại nằm ở cách quán nhận và cất hàng.
Năm Điểm Kiểm Khi Nhận Hàng
Học viện Phúc Tea dạy đội quán một "lá chắn năm điểm" trước khi cất hàng lên kệ:
- ✅ Số lượng: đếm đủ theo phiếu xuất kho.
- ✅ Đối chiếu: mã và tên hàng khớp với đơn đã đặt.
- ✅ Bao bì: nguyên vẹn, không rách, không ướt.
- ✅ Hạn sử dụng: xem hạn in trên từng mặt hàng.
- ✅ Tình trạng: không móp méo, không biến dạng.
Thấy bất thường thì chụp ảnh, quay video và báo kho ngay, trước khi cất hàng. Quán có tối đa 3 ngày sau khi nhận để báo lỗi. Không có ảnh, video và báo cáo đúng hạn thì kho không có căn cứ để đổi hàng, nên bước này phải làm ngay tại lúc nhận.
Nhập Trước Xuất Trước
Lên kệ, hàng được sắp theo nguyên tắc nhập trước xuất trước: hạn dài để bên trong, hạn ngắn để bên ngoài; lấy từ ngoài vào trong, hết lớp trên mới tới lớp dưới. Kho khô kê hàng trên kệ, không đặt sát sàn hay tường, thực phẩm và bao bì để khu riêng, hoá chất vệ sinh cách ly hẳn. Bán thành phẩm pha xong được dán tem hạn dùng để ca sau biết dùng tới lúc nào.
📖 Đọc thêm: cách đội quán được kèm tay suốt tuần đầu nằm trong bài đào tạo trước khai trương vận hành quán.
Khi Thiếu Hàng Thì Sao?
Đây là chỗ nhiều người mới hay hỏi. Quy định của Phúc Tea khá thẳng: nguyên liệu độc quyền không được mua hàng ngoài để thay. Hết trà nền mà hàng chưa về thì tạm ngưng món đó, không pha bằng loại trà khác. Dùng sai nền trà hoặc topping so với công thức bị tính là lỗi nặng trong bảng chấm chất lượng cửa hàng. Nghe thì cứng, nhưng một ly pha sai có thể làm mất một khách quen, thiệt hơn nhiều so với tạm ngưng một món trong một buổi.
Tại Phúc Tea: Quán Ở Xã Cũng Nhận Hàng Như Quán Thành Phố
Câu hỏi chúng tôi hay nhận từ người muốn mở quán ở xã là: "Ở xa vậy, nguyên liệu có tới được không, có tốn thêm tiền chở không?"
Năm 2025, khi mở Phúc Tea Thới Lai (mô hình xe đẩy ở ấp Thới Thuận A, thị trấn Thới Lai, Cần Thơ), và tới ngày 01/08/2026 mở tiếp Phúc Tea Trường Thành ở ấp Trường Trung, xã Trường Thành, chúng tôi đã theo dõi kỹ khâu này. Kết quả ghi trong hồ sơ vận hành: nguyên liệu tới hai điểm này giao như các điểm bán bình thường, không phát sinh chi phí vận chuyển khác biệt so với quán thành phố. Đối tác ở xã đặt hàng cùng quy trình tám bước, nhận cùng phiếu xuất kho, kiểm cùng năm điểm.
Đó cũng là điều giúp chiến lược "Nông thôn vây thành thị" của Phúc Tea đi được: nếu nguyên liệu chỉ tới được thành phố, quán ở thị trấn, gần chợ, gần trường sẽ không thể pha cùng một vị với quán trung tâm. Hai quán Thới Lai và Trường Thành đều có trong bản đồ quán Phúc Tea tại Cần Thơ.
Nên Hỏi Gì Về Nguyên Liệu Trước Khi Ký Nhượng Quyền?
Dù chọn thương hiệu nào, hãy đặt năm câu sau lên bàn trước khi ký:
- Mã nào bắt buộc lấy từ hệ thống, mã nào quán tự mua? Có danh sách bằng văn bản không?
- Hàng giao mất bao lâu tới khu vực của mình? Có tính thêm phí vận chuyển cho quán ở xa không?
- Có mức đặt tối thiểu không? Mức đó có hợp với lượng bán của một quán nhỏ không, hay dễ dẫn tới tồn hàng quá hạn?
- Nhận hàng lỗi thì báo trong bao lâu, đổi trả thế nào? Quy trình có được ghi rõ không?
- Hồ sơ sản phẩm có được cung cấp không? Khi cơ quan chức năng kiểm tra, quán có đủ giấy tờ chứng minh nguồn gốc không?
Thương hiệu trả lời được cả năm câu bằng quy trình cụ thể là thương hiệu đã thật sự vận hành chuỗi cung ứng, không chỉ bán hợp đồng. Bộ câu hỏi đầy đủ hơn về pháp nhân, chi phí và mặt bằng có trong bài bảy câu nên hỏi trước khi ký nhượng quyền.
Câu Hỏi Thường Gặp
Mở quán trà sữa tự do thì nhập nguyên liệu ở đâu?
Quán tự do thường mua qua các nhà phân phối nguyên liệu pha chế. Khi chọn, nên xem giấy chứng nhận an toàn thực phẩm, hoá đơn chứng từ, và khả năng giao đều đặn. Rủi ro lớn nhất là chất lượng thay đổi theo từng lô mà quán không kiểm soát được.
Quán nhượng quyền Phúc Tea có được mua nguyên liệu ngoài không?
Nhóm nguyên liệu độc quyền (trà nền, các loại bột, cà phê, một số topping và bao bì mang thương hiệu) chỉ đặt từ hệ thống và không được thay bằng hàng ngoài. Danh mục cụ thể được giao kèm bộ quy trình khi ký hợp đồng.
Nguyên liệu giao tới quán mất bao lâu?
Theo quy trình hiện hành, khoảng 5-7 ngày làm việc với miền Nam và 7-10 ngày làm việc với miền Trung, miền Bắc, tính từ ngày kho xác nhận đơn. Dịp lễ Tết có thể lâu hơn, nên quán cần giữ tồn an toàn.
Hàng nhận về bị lỗi thì xử lý thế nào?
Quán chụp ảnh, quay video, báo kho theo đúng mẫu trong tối đa 3 ngày sau khi nhận. Kho đánh giá mức độ, đề xuất giải pháp và hai bên chốt phương án đổi trả.
Muốn Mở Quán Mà Không Phải Tự Lo Nguồn Hàng?
Chuỗi cung ứng chung không phải là chuyện "bị ép mua hàng", mà là cách để một ly trà sữa ở thị trấn nhỏ có cùng vị với ly ở trung tâm thành phố, và để chủ quán có người cùng chịu trách nhiệm khi lô hàng có vấn đề. Đó là một phần trong bộ hỗ trợ mà hệ thống Phúc Tea với hơn 170 cửa hàng tại 3 quốc gia dành cho mỗi đối tác.
Nếu anh chị đang tìm hiểu mô hình phù hợp, xem chi tiết tại trang nhượng quyền Phúc Tea hoặc liên hệ đội nhượng quyền:
- 📞 0932 199 440 (Ms Yến) · 0933 214 914 (Mr Tài)
- 📧 franchise@phuctea.com.vn
- 🌐 https://phuctea.com.vn
Thông tin trong bài mang tính tham khảo, mô tả quy trình đang áp dụng tại thời điểm viết. Danh mục nguyên liệu, thời gian giao hàng và điều kiện đổi trả cụ thể theo hợp đồng nhượng quyền và bộ quy trình hiện hành của Phúc Tea.
Ban biên tập Phúc Tea